Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации (в случаях, когда вопрос не может быть решен устно). В этой ситуации составляются служебные записки — докладные или объяснительные. Поговорим подробнее об объяснительных записках. Что это такое, как правильно составлять, и нужно ли их регистрировать?
Объяснительная записка как разновидность информационно-справочного документа хорошо знакома не только сотрудникам кадровой службы, но и другим работникам организации. В большинстве случаев она составляется при нарушении трудовой дисциплины, хотя может создаваться и по вопросам основной деятельности. Объяснительная записка — это документ, составляемый с целью пояснить отдельные положения основного документа (плана, проекта, отчета, задания, разработки) или объяснить причины какого-либо события, происшествия, факта, поступка или поведения отдельных лиц (например, при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях дисциплины труда, причинении материального ущерба работодателю). В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз — как объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий». В перечне документов с указанием сроков хранения объяснительная записка тоже упоминается всего один раз. Согласно статье 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
Содержание
Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:
— первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;
— второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.
По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.
Оформление
В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку желательно составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».
Объяснительные записки работник чаще всего пишет в свободной текстовой форме от руки. Допускается оформление этих документов машинописным способом. Нередко в организациях используются и типовые бланки, которые могут утверждаться в том числе и в качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству (например, включаться в табель и альбом форм документов отдела кадров).
В случае, когда в организации действуют локальные нормативные акты, которыми утверждены типовые формы документов, создаваемых в различных ситуациях, работники, конечно, должны следовать рекомендациям и оформлять обращения по утвержденным формам. Однако это не значит, что если работник принесет заявление или объяснительную записку, составленную не по утвержденной работодателем форме, то этот документ будет недействительным.
Регистрация
Часто в организациях возникает вопрос, нужно ли регистрировать объяснительную записку?
По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения, оформляемого резолюцией руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица, то этот документ необходимо регистрировать, поскольку он требует исполнения и использования в информационно-справочных целях.
При регистрации объяснительных записок, как и других документов, следует соблюдать правило: входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Обычно объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, подобный тому, который используется для регистрации исходящих документов. Так, он может состоять из индекса дела по номенклатуре (включает индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.
Для регистрации объяснительных записок могут использоваться специальные регистрационные формы, например, журнал регистрации докладных и объяснительных записок.
Портал PRO-персонал
